作者：唐婕
? ? 為積極響應公司開展的“大調研”活動，作為行政事業(yè)部經(jīng)理的我充分認識到此次活動的目的和意義所在。我也想通過活動，認真分析和歸納工作中的問題及經(jīng)驗，對行政事業(yè)部的工作進行一番認真盤點和梳理，進一步提升工作能力和水平，也是對本人工作的一種鞭策和激勵。
? ? ? ? 行政事業(yè)部的主要職能是：行政管理，人力資源管理，制度流程建設，后勤保障，分公司、內部承包人的管理以及黨務、工會等工作。
? ? ? ? 我的主要職責是負責部門行政人事管理、公司規(guī)章制度的制定和監(jiān)督執(zhí)行、人才儲備、后勤事務等管理工作。在公司董事會的正確領導和公司各部門的大力支持，以及本部門同仁的共同努力下，行政事業(yè)部著重于公司發(fā)展大局，緊緊圍繞公司的經(jīng)營目標和工作任務，按照公司各項工作的部署，有效地保證行政工作落到實處。
行政事業(yè)部致力于做好公司董事會、各部門的后勤保障和服務工作。經(jīng)過多年的磨練與洗禮，其綜合能力、協(xié)調能力和執(zhí)行力都有了進一步的提升。為了總結經(jīng)驗，繼續(xù)發(fā)揚成績和改進不足之處，下面我主要圍繞工作職能職責的履行、上傳下達，為董事會提供有價值的建議、人才儲備、與各部門，法務的溝通協(xié)調、如何防范勞動糾紛等五個方面問題進行論述。
第一部分：職能職責的履行方面
一、集團管理制度修訂
俗話說“無規(guī)矩不成方圓，無制度不成體系?！币?guī)章管理制度是公司內部管理的基礎，是規(guī)范和指導員工行為的辦法。只有制度規(guī)范真正做全、做細了，才能在管理過程中有法可依，保障公司的正常運營。作為集團公司，建立健全公司管理制度、完善公司管理體系是行政工作的重中之重。經(jīng)過與董事會、相關部門的多次溝通和修改，結合公司的實際情況，行政事業(yè)部完成了《集團管理制度》的修訂和完善。于今年7月，通過員工的集體表決，把重新制（修）定的，內容涵蓋辦公行為規(guī)范、文件管理、印章、證照管理、會議管理、車輛管理、辦公用品管理、固定資產(chǎn)管理、招待費、禮品管理、員工聘用解聘管理、考勤管理、員工升降異動管理、培訓管理、出差管理、保密管理等多項制度發(fā)布實施。這一系列制度不僅對員工的辦公行為規(guī)范和工作中所涉及的事項進行了明文的規(guī)定，而且通過員工對它們的學習和了解，也有了更加清晰的認知并嚴格遵守之。制度的出臺，使公司的行政工作管理起來更加科學、規(guī)范和嚴謹，在執(zhí)行過程中我們還積極收取各部門意見和建議，與公司具體實際相結合，及時總結實踐中的好與不好的規(guī)定，實時更新和維護制度，為老員工提供解釋，為新員工的入職培訓提供依據(jù)。
下一步將繼續(xù)完善和規(guī)范公司管理制度中的薪酬管理和績效管理。作為員工最為關心的話題，《薪酬管理制度》對員工的職位、職級、薪級進行了明確的規(guī)定，相應的崗位對應相應的薪級，職級的細化分類更是較好的體現(xiàn)了公司的人性化管理，既體現(xiàn)能者多得，又突出員工晉升發(fā)展的空間。同時對福利津貼、工齡工資的增加等進行詳細的規(guī)定，對員工的切身利益和所關心的問題都全面關注和考慮，這樣對提高員工的凝聚力和歸屬感將起到積極的作用。同時也將《績效管理制度》納入集團管理制度的重點?？己酥贫炔粌H能充分了解每個員工的工作情況，還能增強員工的執(zhí)行力和工作積極主動性。隨著公司的發(fā)展，公司在積極儲備人才的同時也要嚴格考核員工綜合素質、工作能力及表現(xiàn)，對工作積極、能力出眾、為公司創(chuàng)造價值的人員給予獎勵；對表現(xiàn)不佳、影響公司發(fā)展、損害公司利益的人員，實行淘汰機制；形成“能者上，平者讓，庸者下”競爭機制，真正做到全面考核，發(fā)揮人才的最大能力價值。
另外，對各部門崗位職責、工作流程及管理制度也需進一步修訂和完善，加強管理和規(guī)范標準。隨著公司的發(fā)展和順應形勢的需要，各部門的工作管理制度也應與時俱進，不斷完善和修訂。行政事業(yè)部也應結合公司董事會領導對各部門工作的具體要求，積極配合各部門的管理制度建設，為制定制度提供優(yōu)質意見和文字支持。
通過對公司制度的完善、修訂，使每一位員工都明白自己在工作中應遵循的規(guī)定，使公司有一個良好的工作秩序，管理體系進入良性循環(huán)的目的。
最后，行政事業(yè)部還應清楚的認識到“制度的生命力在于執(zhí)行”，要強化制度的執(zhí)行力，加強制度執(zhí)行的監(jiān)督，追求制度執(zhí)行的成效。
第二部分：上傳下達，為董事會提供有價值的意見
行政事業(yè)部是上下聯(lián)絡和溝通的中間體，既要取信于上，又要取信于下。良好的溝通和有效的上傳下達是做好行政管理工作的保證。深刻領會公司董事會領導的意圖，對行政管理工作的要求，了解各部門對行政管理工作的意見和建議，努力用心做好對上溝通、平行溝通和對下溝通。
一、及時向董事會反應情況，反饋信息，搞好各部門間相互配合、綜合協(xié)調工作，對各項工作和計劃的督辦與檢查，在與各部門溝通中嚴格貫徹執(zhí)行董事會決定，并收集整理各部門信息意見，向董事會匯報和提供有價值的信息。
二、實時傳達董事會領導的工作部署，周例會、各類專題會議中董事會領導提出的意見和要求形成文件傳達至公司員工；公司組織及參與的重要會議、活動及時拍攝圖片、整理形成新聞稿件，上傳公司網(wǎng)站并發(fā)布至各部門，保證公司相關信息的有效傳達和貫徹。
三、積極主動了解和征求各部門對行政管理工作的期望和建議，對工作流程、制度建設、日常后勤服務等方方面面適時完善和優(yōu)化。
第三部分：加強人才儲備
根據(jù)公司現(xiàn)有經(jīng)營戰(zhàn)略及發(fā)展階段對人員的需求，做好人才的儲備和引進工作。我們主要采取專業(yè)招聘網(wǎng)站和內部推薦相結合的方式進行初步甄選，對符合招聘職位條件的人員，行政事業(yè)部和用人部門負責人、分管領導先后初試，報董事會后復試，進行三道把關。
首先行政事業(yè)部按照董事會人才部署的意見及公司發(fā)展需要確定人員需求，其次制定招聘計劃，擬寫崗位職責和任職條件，最后進行招聘。在篩選簡歷的過程中，首先應清楚所招聘崗位的職責，應聘者應具備的必要條件。同時主動與用人部門溝通，了解他們對招聘崗位的要求，及時反饋應聘人員投遞簡歷的情況，考察應聘者既往工作經(jīng)驗和成就是否匹配所招聘的職位。對于技術性較強的職位，是否專業(yè)出身、是否具備必要的專業(yè)資質和資格證書尤為重要。
招聘工作的本質就是挖掘人才和引進人才，這是行政事業(yè)部正在和將來需長期進行的一項重要工作，在用好公司現(xiàn)有人才的基礎上，加大人才的引進和培養(yǎng)，建立起動態(tài)的人才儲備庫，充分發(fā)揮每個崗位的重要職能，才能為公司創(chuàng)造效益、為公司開展新的項目提供堅實的人才保障。
對于公司人才招聘的原則，實行建設全日制大學本科以上學歷、三年以上消防行業(yè)相關工作經(jīng)歷的高素質人才隊伍。項目經(jīng)理須持有一級建造師（機電）資格證，預算造價須持有一級造價師資格證，維保須持有一級注冊消防工程師資格證，其他職位應按公司要求持有相關職業(yè)資格證書。
目前正值年中時期，招聘效果不如年初的“金二銀三”，投遞簡歷和符合招聘條件的人員明顯減少。在此情況下，我們將拓寬現(xiàn)有招聘渠道，利用其它招聘平臺積極搜索相關人才和邀請員工內部推薦的方式相結合，繼續(xù)加強招聘工作。
????第四部分：與各部門，法務的溝通協(xié)調
一、公司由各部門組成，部門間的溝通協(xié)作和團隊配合對公司的發(fā)展的至關重要。在工作中做好相互配合，溝通協(xié)調，不僅能有效提高公司內部工作效率，還能建立良好的企業(yè)工作氛圍和積極向上的精神面貌，是一個公司整體發(fā)展的動力趨向。只要我們在公司董事會的部署和目標的指引下齊心協(xié)力，把每個人的努力和智慧聚集起來，“心往一處想、勁往一處使”，就能實現(xiàn)公司“做大做強”的發(fā)展目標，譜寫公司的新篇章。
二、銜接公司法律事務，積極維護公司權益。加強公司法律事務管理，建立健全公司內部法律保障體系,充分運用法律手段防范和化解經(jīng)營風險。在公司平時法律事務承辦和管理工作中，應保持高度警惕和嚴控態(tài)勢，從各風險源頭抓起，切實做好案件的防范。
在處理公司法律糾紛時，我們應積極銜接和配合律師顧問，有效應對、積極化解、妥善處理，使公司能主動運用法律武器最大限度地維護自身的權益。
第五部分：如何防范勞動糾紛
企業(yè)在經(jīng)營過程中，無可避免地會有與勞動者因勞動的權利與義務發(fā)生糾紛的情況出現(xiàn)，而糾紛一般是由合同和侵權行為所造成，直接體現(xiàn)了勞資雙方的利益沖突。
如何防范勞動糾紛？我認為一是要樹立“先合同、后用工”的勞資觀念。合同是通過“君子協(xié)定”的方式，將雙方的權利和義務以契約的方式先期固定下來，是解決糾紛的最佳工具。因此，公司要嚴格按照《勞動合同法》的規(guī)定與勞動者訂立勞動合同，嚴格合同內容、合同簽署、用工管理和勞動合同管理的規(guī)范性，明確約定員工工作內容、工作時間、勞動保護、勞動條件和職業(yè)危害防護，在職培訓、費用負擔及服務期、競業(yè)限制和保守商業(yè)秘密、補充保險和福利待遇、辭職、辭退、違約責任等條款。杜絕未簽訂勞動合同的現(xiàn)象，預防因違規(guī)而引發(fā)的勞動糾紛。
二是要嚴格依法保障員工的合法權益。公司自身要規(guī)范用工和建立完備的考勤休假制度，認真落實國家規(guī)定的員工帶薪休假制度，避免發(fā)生勞動糾紛。要按規(guī)定為員工繳納養(yǎng)老、醫(yī)療等社會保險，自覺承擔職工工傷治療費用及補償?shù)取４_需與勞動者解除勞動關系的，須依《勞動合同法》的規(guī)定，履行好通知及經(jīng)濟補償義務，保存好相關合法的證據(jù)。
三是行政事業(yè)部要加強公司《集團管理制度》公示和宣傳，要求員工嚴格遵守。對員工違規(guī)行為進行處罰時，建立在合法、合規(guī)、理性、人性的基礎上，既要避免激化勞資矛盾，又要有利于公司今后的管理和發(fā)展。
??四是要構建有效防范勞動爭議的內部機制。本著“事前預防為主、事中控制為要、事后補救為輔”的原則，一旦發(fā)生勞動糾紛，公司既可以從容應對，也可以最大限度地維護自身利益。行政事業(yè)部也有義務在公司內部創(chuàng)造有利的群體環(huán)境及和諧共事的工作氣氛，暢通員工訴求及溝通渠道，真正了解員工的心聲，促進相互交流。通過內部調解機制，盡量將勞動爭議苗頭扼殺在萌芽狀態(tài)，維護公司利益至上。
??行政管理工作涉及方方面面，以上五部分僅是行政事業(yè)部工作模塊的一小部分的簡述，要做好行政事業(yè)部的工作，我自己總結的就是三條：清晰職責，規(guī)范流程；加強溝通，用心服務；優(yōu)化完善，持續(xù)改進。希望這“三句箴言”能一直勉勵和鞭策自己，努力把工作做得更好。
????總之，行政管理工作要以公司發(fā)展方向和利益為前提，要以公司董事會、員工為出發(fā)點，用專業(yè)的知識技能、認真負責的態(tài)度、用心溝通和服務，靈活的處理辦法、滿腔的熱情去為公司做好保障工作。通過此次調研活動的開展，為行政管理工作提供了總結和經(jīng)驗，對持續(xù)提升行政管理水平奠定了一定的基礎。也愿在今后的工作中，與公司共同卓越成長、再創(chuàng)輝煌！